Nasza firma powstała w 2003 r. i w tym czasie zostały opracowane zasady (polityka) rachunkowości. Czy zasady te należy co roku aktualizować? Czy raz przyjęte zasady (polityka) rachunkowości powinny być stosowane w sposób ciągły? (pytanie nr 874400)
W myśl art. 3 ust. 1 pkt 11 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) zasady (polityka) rachunkowości to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. Jednostka, która prowadzi księgi rachunkowe, powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).
Dokumentację tę ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki. Powinny być w niej zawarte informacje dotyczące m.in.: określenia roku obrotowego, metod wyceny aktywów i pasywów, ustalania wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, zakresu stosowanych uproszczeń dopuszczonych przepisami prawa bilansowego.
Zgodnie z zasadą ciągłości, jednostka powinna w jednakowy sposób stosować przyjęte rozwiązania przez kolejne lata obrotowe. Jednak w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji można, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą (art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości). W związku z tym, wprowadzenie zmian w zasadach (polityce) rachunkowości jest możliwe (a nawet wskazane), jeśli dzięki temu odzwierciedlenie sytuacji majątkowej, finansowej lub wyniku finansowego jednostki będzie bardziej rzetelne i jasne. Zmiany przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości mogą wynikać m.in. z:
a) nowelizacji przepisów prawa (przede wszystkim ustawy o rachunkowości),
b) zmiany struktury organizacyjnej jednostki,
c) zmiany zasad stosowania przewidzianych przepisami prawa uproszczeń,
d) dostosowania do zaleceń biegłego rewidenta lub kontroli zewnętrznej, np. skarbowej.
Wprowadzenie zmian przyjętych zasad (polityki) rachunkowości wymaga udokumentowania ich w formie pisemnej i zaktualizowania.
Decyzja o zmianie zasad (polityki) rachunkowości może być podjęta również w trakcie roku, przy czym skutki zmian odnosić się muszą do całego roku obrotowego.
Jednostka powinna w sprawozdaniu finansowym za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać ich przyczyny, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego ten rok obrotowy.
Zmiany zasad (polityki) rachunkowości nie powodują m.in.:
a) okresowa weryfikacja stawek amortyzacyjnych, o której mowa w art. 32 ust. 3 ustawy o rachunkowości,
b) przekwalifikowanie gruntu lub budynku z inwestycji w nieruchomości do środków trwałych lub odwrotnie - jeśli jest to skutkiem zmiany przeznaczenia tej nieruchomości,
c) przekwalifikowanie aktywów finansowych z długoterminowych do krótkoterminowych lub odwrotnie - o ile zmieniono przeznaczenie tych aktywów.
Szczegółowe zasady dotyczące zmian w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości zostały ujęte w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2012 r. poz. 34).