Prowadzę małe biuro rachunkowe i przez kilka miesięcy będę na zwolnieniu chorobowym. Moje obowiązki przejmie koleżanka zatrudniona przeze mnie na umowę o pracę. Na jej imię i nazwisko zostanie zakupiony bezpieczny podpis elektroniczny. Czy w tej sytuacji każdy mój klient musi wystawić UPL-1 dla tej osoby? (pytanie nr 911377)
TAK. Podatnik (płatnik) ma prawo ustanowić pełnomocnika do podpisywania deklaracji podatkowych - w tym składanych drogą elektroniczną. Stanowi o tym art. 80a § 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.).
Pełnomocnik musi opatrywać deklaracje składane w imieniu mocodawcy przez internet bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Taki e-podpis jest przyporządkowany konkretnej osobie (fizycznej). Osoba ta "podpisuje się" przy pomocy urządzeń i danych podlegających jej wyłącznej kontroli. Certyfikat kwalifikowany umożliwia jej identyfikację.
Osoba, która ma podpisywać e-deklaracje w imieniu podatnika (płatnika), musi być zgłoszona, aby jej dane zostały wprowadzone do systemu e-Deklaracje. System nie przyjmie dokumentu autoryzowanego przez "niezarejestrowanego" pełnomocnika. Zgłoszenia dokonuje się poprzez złożenie pisemnego pełnomocnictwa na formularzu UPL-1. Kieruje się je do urzędu skarbowego właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników podatków. Złożenie takiego upoważnienia nie podlega opłacie skarbowej.
Druk UPL-1 jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.
Aby więc w sytuacji przedstawionej w pytaniu pracownica biura rachunkowego mogła w imieniu klientów podpisywać e-deklaracje, musi od każdego z nich otrzymać pełnomocnictwo wystawione na druku UPL-1. Każde upoważnienia należy przekazać do właściwego urzędu skarbowego. Nie trzeba jednocześnie odwoływać pełnomocnictw udzielonych właścicielowi biura rachunkowego - składając zawiadomienie na formularzu OPL-1. Nie ma bowiem prawnych przeciwwskazań, aby podatnik (płatnik) miał zgłoszonych więcej niż jednego pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji. Dana deklaracja przesyłana drogą elektroniczną może być jednak podpisana tylko przez jedną upoważnioną (zgłoszoną) osobę i tylko raz złożona. Próba ponownego przesłania tego samego dokumentu (o ile nie jest to korekta), ale z podpisem innej osoby, zakończy się niepowodzeniem. System e-Deklaracje jej nie przyjmie.