Podatnicy, którzy rozpoczynają prowadzenie księgi podatkowej i jednocześnie:

1) w poprzednim roku podatkowym korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym
(tj. ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej) albo

2) w poprzednim roku prowadzili księgi rachunkowe, albo

3) rozpoczynają prowadzenie działalności gospodarczej,

muszą złożyć pisemne zawiadomienie o prowadzeniu księgi podatkowej do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania. Zawiadomienie to należy złożyć w terminie 20 dni od dnia założenia księgi. Wynika to z § 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeżeli działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych lub spółki partnerskiej, zawiadomienie składają wszyscy wspólnicy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania każdego z nich (§ 10 ust. 3 rozporządzenia).

Zawiadomienie o założeniu księgi podatkowej z dniem 1 stycznia 2010 r. złożyć muszą do dnia 21 stycznia 2010 r. podatnicy, którzy w 2009 r. prowadzili działalność i korzystali ze zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym lub prowadzili księgi rachunkowe. Zawiadomienia takiego nie składają natomiast podatnicy, którzy w 2009 r. prowadzili księgę podatkową.

Zawiadomienie urzędu skarbowego o zaprowadzeniu księgi podatkowej powinno zawierać wszystkie dane identyfikujące podatnika (m.in. imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, NIP) oraz treść, np.: "Niniejszym oświadczam, że z dniem 1 stycznia 2010 r. rozpocząłem prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów" i podpis podatnika. Warto sporządzić zawiadomienie w dwóch egzemplarzach, z tego jeden przekazać do urzędu skarbowego, a na drugim uzyskać potwierdzenie wpływu zawiadomienia (pieczęć urzędu), po czym pozostawić go w swoich aktach.

Zawiadomienie o założeniu księgi podatkowej muszą też złożyć podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą i prowadzenie księgi. Mają na to 20 dni od dnia rozpoczęcia działalności.