Okres letni pracownikom kojarzy się głównie z wakacyjnym wypoczynkiem. Jednak dla pracodawcy urlopy pracownicze mogą oznaczać problemy w bieżącym funkcjonowaniu firmy. Aby tego uniknąć, coraz częściej decydują się oni na sezonowe zatrudnienie osób z zewnątrz. Jednym ze sposobów na "zniwelowanie" skutków urlopowych absencji jest zatrudnienie pracownika na zastępstwo.

Taką formę zatrudnienia przewidują przepisy Kodeksu pracy. Wynika z nich, że umowę na zastępstwo zawiera się w przypadku, gdy zachodzi konieczność zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności. Wówczas pracodawca może w tym celu zatrudnić innego pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony, obejmujący czas tej nieobecności. Powodem zastąpienia danego pracownika inną osobą i zawarcia z nią umowy na zastępstwo może być nieobecność pracownika spowodowana np. dłuższym urlopem wypoczynkowym.

Umowa na zastępstwo jest umową o pracę. Z tego względu osoba zatrudniona na podstawie takiej umowy podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, a uzyskane w ramach tej umowy przychody podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach przewidzianych dla pracowników. Pracodawca, jako płatnik, od wypłaconego wynagrodzenia zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek. Powinien też naliczyć i odprowadzić do ZUS składki ubezpieczeniowe.

Jak z powyższego wynika, zawarcie umowy na zastępstwo oznacza dla pracodawcy konieczność poniesienia niemałych wydatków. Trzeba jednak zaznaczyć, że wszystkie obciążenia związane z jej realizacją, czyli wynagrodzenie oraz składki na ubezpieczenia społeczne pracownika zatrudnionego na zastępstwo, są dla przedsiębiorcy kosztem uzyskania przychodu z działalności gospodarczej.