Pracodawca, wypełniając PIT-11, musi wpisać prawidłowy identyfikator podatkowy pracownika. Trzeba podać albo NIP albo PESEL. Problemy pojawiają się wówczas, gdy pracownik prowadzi również działalność gospodarczą, a pracodawca o tym nie wie.

Pracodawca ma obowiązek wystawić swoim pracownikom informacje PIT-11 o osiągniętych przez nich w danym roku podatkowym dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Informacje dotyczące 2011 r. trzeba doręczyć pracownikom oraz przekazać do ich urzędów skarbowych do 29 lutego 2012 r. W wielu zakładach pracy rozpoczęto więc już wypełnianie PIT-11. Z sygnałów docierających do redakcji wynika, że w tym roku wiele problemów nastręcza wypełnienie rubryki z identyfikatorem podatkowym pracowników. Trzeba w niej wpisać NIP albo PESEL danej osoby. Nie zawsze wybór jest oczywisty.

Dla większości pracowników identyfikatorem podatkowym jest PESEL. Posługują się nim ci, którzy spełniają łącznie następujące warunki: podlegają rejestracji w systemie PESEL, nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT, nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Nie należą jednak do rzadkości przypadki, kiedy dana osoba jest jednocześnie pracownikiem i przedsiębiorcą. W takiej sytuacji w PIT-11 powinien być wpisany NIP jako jej identyfikator podatkowy. Problem w tym, że pracodawca nie musi wiedzieć, którzy pracownicy mają własne firmy, zwłaszcza gdy ich dochody z działalności gospodarczej opodatkowane są podatkiem liniowym, ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową. Te formy opodatkowania nie wykluczają bowiem stosowania kwoty zmniejszającej na etapie ustalania zaliczek na podatek dochodowy z umowy o pracę.

Pomimo tych trudności pracodawca nie jest zwolniony z obowiązku podania w PIT-11 właściwego identyfikatora podatkowego pracownika. Jeżeli nie ma pewności, co wpisać: NIP czy PESEL, może zwrócić się do pracownika, aby określił swój status ewidencyjny. Takie uprawnienia przysługują mu na podstawie art. 11 ust. 3 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Z przepisu tego wynika, że w związku z pełnieniem funkcji płatnika pracodawca ma obowiązek podawać organom podatkowym, na dokumentach dotyczących wykonywania zobowiązań podatkowych, identyfikator podatkowy podatników. Aby to zrealizować, może żądać od podatników podania identyfikatora, np. w formie pisemnego oświadczenia. Podatnicy mają obowiązek spełnić to żądanie. W przeciwnym razie narażają się na odpowiedzialność karną skarbową. Niepodanie numeru identyfikacji podatkowej swojemu pracodawcy może być potraktowane jako wykroczenie skarbowe. Grozi za nie grzywna od 150 zł do 30 tys. zł.