1) Jedna z zatrudnionych w firmie pracownic od 1 grudnia 2014 r. przebywa na urlopie wychowawczym. Czy osobę tę powinnam była wliczyć w tym miesiącu do liczby ubezpieczonych w informacji ZUS IWA sporządzanej za 2014 r.? (pytanie nr 896571)
NIE. Pracownicy, która przebywała przez cały miesiąc kalendarzowy (tu: grudzień 2014 r.) na urlopie wychowawczym uczestniczka forum nie powinna była uwzględniać w tym miesiącu w liczbie ubezpieczonych wykazywanej w informacji ZUS IWA przekazanej za 2014 r.
Liczbę ubezpieczonych - dla celów sporządzenia informacji ZUS IWA - ustala się na podstawie art. 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2009 r. nr 167, poz. 1322 ze zm.). Zgodnie z jego brzmieniem liczbę tę ustala się jako iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy poprzedniego roku kalendarzowego (tj. roku, za który składana jest informacja ZUS IWA) i liczby miesięcy, przez które płatnik składek był w poprzednim roku kalendarzowym zgłoszony w ZUS co najmniej 1 dzień. Następnie otrzymany wynik płatnik zaokrągla do jedności:
- w górę, gdy końcówka wynosi 0,5 lub więcej albo
- w dół, gdy wynosi mniej niż 0,5.
Wyjaśnić należy, że zgodnie z obowiązującymi zasadami ustalając liczbę ubezpieczonych w ciągu poszczególnych miesięcy 2014 r., płatnik uwzględnia wszystkie te osoby, które w danym miesiącu kalendarzowym podlegały przynajmniej jeden dzień ubezpieczeniu wypadkowemu. Co istotne, jeżeli w ciągu miesiąca jedna osoba podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu z dwóch tytułów, wtedy w liczbie ubezpieczonych w ZUS IWA uwzględnia się ją jako jedną osobę.
W liczbie tej płatnik nie ujmuje m.in. osób, które w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ale nie podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu. Przykładowo, nie uwzględnia się w niej pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym i podlegającego z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W czasie przebywania na takim urlopie dana osoba nie podlega bowiem ubezpieczeniu wypadkowemu.
2) Pracownik od 12 listopada 2014 r. przebywa na zwolnieniu lekarskim z powodu choroby i pobiera zasiłek z tego tytułu. Osoby tej nie wliczyłam do liczby ubezpieczonych w grudniu 2014 r. dla celów sporządzenia informacji ZUS IWA. W liczbie tej ujęłam go w listopadzie 2014 r. Czy postąpiłam prawidłowo? (pytanie nr 896585)
NIE. Wskazanego w pytaniu pracownika należało wliczyć do liczby ubezpieczonych w informacji ZUS IWA nie tylko w listopadzie 2014 r., ale również w grudniu 2014 r.
Przez cały okres pobierania zasiłku chorobowego pracownik podlega bowiem ubezpieczeniom społecznym (w tym wypadkowemu) i zdrowotnemu w ZUS. Dlatego też osobę taką należało wziąć pod uwagę przy ustalaniu liczby ubezpieczonych w okresie pobierania tego zasiłku.
Uczestniczka forum powinna więc w tej sytuacji przekazać (w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości) korektę informacji ZUS IWA za 2014 r. z naliczoną w niej prawidłową liczbą ubezpieczonych.
Kopię informacji ZUS IWA i jej ewentualną korektę płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 10 lat, licząc od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
