Nie każdy wydatek poniesiony na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy napojów ma charakter reprezentacyjny. O ich kwalifikacji do kosztów reprezentacji nie może decydować miejsce, w którym odbywa się spotkanie biznesowe (w siedzibie czy poza siedzibą firmy), a cel ich poniesienia. Tak uznał WSA w Bydgoszczy w wyroku z dnia 16 marca 2010 r., sygn. akt I SA/Bd 17/10 (orzeczenie nieprawomocne).

Generalnie organy podatkowe akceptują możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych drobnego poczęstunku serwowanego klientowi w siedzibie firmy. Odmawiają jednak tego prawa w stosunku do takiego samego poczęstunku, jeżeli ma on miejsce poza siedzibą firmy. Tak też było w sprawie, która znalazła swoje rozstrzygnięcie w sądzie.

Podatnik odbywa spotkania biznesowe z kontrahentami mające na celu np. omówienie zasad wzajemnej współpracy czy negocjowanie kontraktu. Spotkania te mają miejsce zarówno w siedzibie jego firmy, jak i poza nią. W ich trakcie podawany jest zwyczajowo przyjęty skromny poczęstunek (m.in. kawa, herbata, woda mineralna, słodycze, gotowe posiłki itp.).

Podatnik uznał, że jego działania nie mają znamion ekskluzywności, okazałości czy wystawności, nie są więc reprezentacją. Stanowią natomiast koszty ogólnej działalności firmy.

Inne zdanie w tej kwestii miał organ podatkowy. Nie zgodził się na zaliczenie do kosztów wydatków na poczęstunek (usługi gastronomiczne) spożywany w trakcie spotkań biznesowych poza siedzibą firmy podatnika. Uznał, że wydatki na zorganizowanie spotkań w takim miejscu są wydatkami na reprezentację i jako takie nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Ich charakter, zdaniem organu, bezsprzecznie świadczy bowiem o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania jej na zewnątrz. Tak więc w ocenie fiskusa przesłanką warunkującą uznanie za koszt prowadzonej działalności wydatków związanych z organizacją spotkań z kontrahentami jest miejsce ich organizacji.

Stanowiska tego nie podzielił WSA w Bydgoszczy. Jego zdaniem, miejsce spotkań biznesowych nie może rodzić konsekwencji w postaci uznania kosztów poczęstunku za koszty reprezentacji. Ważny jest cel poniesienia kosztów i ich wystawny charakter. To te czynniki, zdaniem Sądu (z którym moim zdaniem należy się zgodzić), decydują o uznaniu wydatków za koszty reprezentacyjne. Zatem za wydatki na reprezentację należy uznać wydatki odbiegające od ustalonych norm czy zwyczajów, które istotnie mają charakter wytworności i wystawności, a celem ich poniesienia jest wyłącznie kreowanie wizerunku firmy.