W sytuacji kiedy nie wystąpią zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych pracownikom wynagrodzeń, na pracodawcy nie ciąży obowiązek złożenia do właściwego urzędu skarbowego deklaracji PIT-4R, tj. "deklaracji rocznej o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy". Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18.11.2011 r., nr IPPB2/415-731/11-4/AK.

Podatnik w ramach działalności gospodarczej świadczy usługi rachunkowo-księgowe i udziela porad prawnych. Do organu podatkowego zwrócił się z zapytaniem, czy obowiązkowe jest składanie deklaracji PIT-4R w sytuacji, jeśli nie wystąpiły zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowniczych.

Prezentując swoje stanowisko w tej sprawie podatnik uznał, że z przepisów nie wynika jednoznacznie, czy w przypadku braku pobrania zaliczek na podatek dochodowy w roku podatkowym należy złożyć "zerową" deklarację PIT-4R. Jednak z samej nazwy deklaracji, tj. "deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy" wynika, iż należy składać ją w sytuacji, gdy płatnik dokonał poboru zaliczki. W związku z tym, w jego ocenie, jeśli nie wystąpił podatek od wynagrodzeń, to nie składa się PIT-4R (zerowego).

Stanowisko podatnika organ podatkowy uznał za prawidłowe. Wskazał, że zakłady pracy są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych. Kwoty pobranych zaliczek muszą przekazać do urzędu skarbowego. Ponadto płatnicy podatku dochodowego zobowiązani są do złożenia PIT-4R do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, a w przypadku zaprzestania działalności - do dnia jej zaprzestania. Przy czym, z uwagi że PIT-4R to deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, nie ma obowiązku jej składania, jeżeli nie wystąpią zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych wynagrodzeń.