Podatnicy mają obowiązek przechowywać dokumentację podatkową w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Jeżeli w wyniku zdarzenia losowego spowodowanego np. powodzią, zniszczeniu (zalaniu) ulegną dowody źródłowe dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej, księgi rachunkowe, podatkowe i inne ewidencje, podatnik powinien dołożyć wszelkich starań, aby odtworzyć jak największą ilość dowodów źródłowych, które będą podstawą dokonania zapisów w odtwarzanych księgach i ewidencjach. Dokumentacja ta stanowi bowiem podstawę rozliczeń podatkowych.

Należy zaznaczyć, że nie istnieją przepisy określające zasady postępowania w przypadku trwałej utraty dokumentacji podatkowej na skutek zdarzeń losowych. Nie ma także szczególnych przepisów, które regulowałyby tryb odtwarzania utraconych ksiąg i dokumentów niezbędnych do określenia zobowiązania podatkowego.

Z przepisów Ordynacji podatkowej wynika natomiast, że w sytuacji gdy brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do określenia podstawy opodatkowania lub też gdy dane z tych ksiąg nie pozwalają na jej określenie, organ podatkowy określa podstawę opodatkowania w drodze oszacowania (art. 23 § 1). Zatem w przypadku gdy w wyniku powodzi ulegnie zniszczeniu (zalaniu) dokumentacja podatkowa, a podatnik nie podejmie działań mających na celu jej odtworzenie, organ podatkowy będzie uprawniony do określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania.

Brak wiarygodnych, rzeczywistych danych i to niezależnie od okoliczności, które spowodowały utratę dokumentacji podatkowej, obciąża niestety podatnika. Dlatego też w interesie podatnika jest dołożenie wszelkich starań, aby odtworzyć jak największą ilość dowodów źródłowych, które będą podstawą dokonania zapisów w odtwarzanych księgach (księgach rachunkowych czy podatkowej księdze przychodów i rozchodów) oraz w innych ewidencjach, do których prowadzenia jest on zobowiązany.

W przypadku gdy w wyniku powodzi ulegną zniszczeniu oryginały faktur VAT lub faktur korygujących dokumentujących zakup towarów, materiałów czy usług, podatnik powinien wystąpić z wnioskiem do sprzedawców o wystawienie ich duplikatów.

W celu odtworzenia innych dokumentów można podjąć następujące działania:

• wystąpić do banku, w którym podatnik posiada rachunek, z prośbą o przesłanie wyciągów bankowych - w razie takiej potrzeby,
   
• wystąpić do kontrahentów z prośbą o wydanie duplikatów wystawionych przez nich dowodów kasowych "KP" i "KW",
   
• na podstawie prowadzonych ewidencji sprzedaży, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia, kart przychodów, zawartych umów, porozumień i innych wiarygodnych dokumentów należy sporządzić pozostałe dowody księgowe.

Trzeba uwzględnić wszelkie informacje i dane zapisane w komputerach, jeżeli taka możliwość istnieje.