Od 1 stycznia 2012 r. skrócił się o połowę okres przechowywania przez płatnika kopii dokumentów z rozliczonymi składkami ubezpieczeniowymi. Od tego dnia kopie rozliczeń z ZUS trzeba przechowywać przez 5 lat.

Ustawa o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców, która w zdecydowanej większości swoich postanowień obowiązuje od 1 stycznia br., wprowadziła m.in. zmiany do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W ich wyniku obecnie płatnicy składek mają obowiązek przechowywać kopie dokumentów rozliczeniowych przez okres 5 lat. Okres ten należy liczyć od dnia przekazania rozliczeń do ZUS. Dotyczy to przekazanych przez płatnika do ZUS kopii deklaracji rozliczeniowych (ZUS DRA) oraz imiennych raportów miesięcznych (ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA). Przez taki sam okres (tj. 5 lat) płatnik musi obecnie przechowywać również kopie dokumentów korygujących rozliczenia z ZUS.

Zmiana okresu przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów rozliczeniowych korygujących dotyczy tylko tych, które zostały złożone do ZUS począwszy od 1 stycznia 2012 r. Jeśli zatem korektę dokumentów rozliczeniowych np. za grudzień 2008 r. płatnik złoży w styczniu br., to pomimo że będą one dotyczyły okresu sprzed 1 stycznia 2012 r., ich kopię będzie przechowywał przez okres 5 lat (a nie przez 10 lat), licząc oczywiście od dnia ich przekazania do ZUS.

Natomiast w stosunku do dokumentów rozliczeniowych przekazanych do ZUS do końca 2011 r. nadal obowiązuje 10-letni okres przechowywania ich kopii.

Zmianie nie uległa forma przechowywania kopii dokumentów rozliczeniowych oraz korygujących rozliczenia. W dalszym ciągu płatnik przechowuje je w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.