Spółka z o.o. chce składać deklaracje VAT-7 przez internet. Kto może je podpisywać? Czy może to robić osoba, która nie odpowiada za prowadzenie ksiąg podatkowych? (pytanie nr 860580)
Deklaracje podatkowe spółki z o.o. składane w formie elektronicznej muszą być podpisane, czyli opatrzone bezpiecznym e-podpisem, przez uprawnioną osobę. Może to być reprezentant ustawowy, np. prezes zarządu, lub pełnomocnik. W kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania e-deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy odnoszące się do pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym. Oznacza to, że pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Taką zdolność mają osoby pełnoletnie i nieubezwłasnowolnione. Pełnomocnictwa do podpisywania e-deklaracji można udzielić pracownikowi firmy, np. zajmującemu się sprawami księgowymi (niekoniecznie odpowiedzialnemu za prowadzenie ksiąg podatkowych) lub osobie z zewnątrz, np. doradcy podatkowemu.
Wyznaczona osoba musi być zgłoszona na formularzu UPL-1. Druk ten stanowi pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji przesyłanych w formie elektronicznej. Trzeba go złożyć niezależnie od tego, kto ma uwierzytelniać firmowe e-rozliczenia: reprezentant ustawowy (umocowany z mocy prawa do występowania w imieniu spółki z o.o.) czy pełnomocnik. UPL-1 sporządza się w formie papierowej. Należy podać dane mocodawcy, dane pełnomocnika oraz okres obowiązywania upoważnienia. Pełnomocnictwo musi być podpisane zgodnie z reprezentacją spółki z o.o. Wypełniony formularz należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach ewidencji podatników i płatników. Nie wiąże się to z wniesieniem opłaty skarbowej.
Druk UPL-1 jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Ordynacja podatkowa.
Pełnomocnictwo dla danej osoby składa się raz. Uprawnia ono do podpisywania wszystkich deklaracji, zeznań i informacji przesyłanych w formie elektronicznej przez cały okres, na jaki zostało ustanowione, lub do odwołania. UPL-1 trzeba złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (najlepiej kilkudniowym) przed przesłaniem przez pełnomocnika pierwszego dokumentu. Urzędnicy muszą bowiem wprowadzić do systemu e-Deklaracje dane osoby upoważnionej do działania w imieniu spółki z o.o. Bez tego dokument autoryzowany przez pełnomocnika nie zostanie przyjęty.