Wydatki na zakup artykułów spożywczych, zakupionych na potrzeby sekretariatu w celu zapewnienia poczęstunku gościom (kontrahentom) w czasie wizyt w siedzibie firmy, nienoszące znamion okazałości, stanowią koszt podatkowy. Taki pogląd sformułował Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 grudnia 2011 r., nr IPTPB3/423-282/11-4/PM.

Spółka, która wystąpiła do organu podatkowego z wnioskiem o interpretację, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży energii cieplnej i elektrycznej. W ramach prowadzonej działalności nabywa produkty spożywcze, takie jak kawa, herbata, cukier, śmietanka do kawy, słodycze oraz napoje. Produkty te przekazuje m.in. do sekretariatu firmy na cele poczęstunku odwiedzających firmę gości (kontrahentów). Spółka zaznaczyła, że dotychczas wydatki te traktowała jako koszty reprezentacji i nie zaliczała ich do kosztów uzyskania przychodów. Chcąc się upewnić, czy postępuje prawidłowo, zwróciła się do organu podatkowego o zajęcie stanowiska w tej kwestii.

Organ podatkowy uznał, że nic nie stoi na przeszkodzie, aby wskazane przez spółkę wydatki zakwalifikować do kosztów podatkowych. Powołując się na przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop, wskazał, że rzeczywiście nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Stąd, pomimo że tego typu wydatki wykazują związek z osiąganymi przez podmiot gospodarczy przychodami, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.

Na gruncie ustaw podatkowych za reprezentację uznaje się przy tym ogół działań noszących znamiona okazałości lub wystawności związanych z kontaktami podatnika z innymi podmiotami gospodarczymi. Nie można jednak uznać za reprezentację zachowań standardowych, nieprzekraczających przyjętych powszechnie norm tzw. etykiety biznesowej, do których należy drobny poczęstunek dla klienta w siedzibie firmy. Zapewnienie takiego poczęstunku wpisało się już na stałe w kontakty gospodarcze i nie stanowi działania szczególnego ani wyjątkowego.

Wobec powyższego organ podatkowy uznał, że wydatki na zakup artykułów spożywczych na potrzeby sekretariatu stanowią dla podatnika koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Podkreślił przy tym, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi z tego faktu skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.