Jednostka zakupiła alkohol z przeznaczeniem na upominki dla kontrahentów. Łączna kwota wydatków na ten cel wyniosła 695 zł. Jak należy to zaksięgować? Czy można odliczyć VAT? (pytanie nr 891774)
Alkohol, który został zakupiony w celu przekazania kontrahentom w ramach upominków, stanowi wydatek zaliczany do kosztów działalności operacyjnej, jako koszty reprezentacji. Jednostka ponosi je w celu stworzenia określonego wizerunku oraz wywołania korzystnego wrażenia w kontaktach z kontrahentami i klientami. Zgodnie z ustawami podatkowymi - art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) oraz art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.) - wydatków tych nie uwzględnia się w rachunku podatkowym. Wskazane jest ująć je w księgach rachunkowych na koncie przeznaczonym do ewidencji kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodu (NKUP).
Jeżeli jednostka jest czynnym podatnikiem VAT, może odliczyć naliczony na fakturze za alkohol podatek od towarów i usług, ponieważ wydatek ten jest pośrednio związany z wykonywaniem czynności opodatkowanych. W księgach rachunkowych ewidencja zakupu alkoholu przeznaczonego na upominki dla kontrahentów może przebiegać zapisami:
a) kwota brutto
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami,
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony podlegający odliczeniu",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
c) kwota netto
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reprezentacji NKUP) lub 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
Należy mieć na uwadze, że jeżeli przysługiwało prawo do odliczenia VAT z faktury zakupu alkoholu, to w momencie przekazania go kontrahentom może, zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177 poz. 1054 ze zm.), wystąpić obowiązek naliczenia VAT należnego. Nie dotyczy to jednak prezentów o małej wartości. Za takie uznaje się m.in. przekazywane przez jednostkę jednej osobie towary o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, pod warunkiem, że prowadzona jest ewidencja pozwalająca na ustalenie tożsamości tych osób (art. 7 ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT). W tej sytuacji, gdy jednostka nie będzie prowadziła takiej ewidencji lub jeśli wartość przekazanych jednej osobie upominków w danym roku przekroczy 100 zł, trzeba naliczyć VAT należny od tej czynności i odnieść w ciężar konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" (w analityce: Inne pozostałe koszty operacyjne - KUP).