Otrzymuję od pracowników odbywających podróże służbowe - samochodami osobowymi, w stosunku do których przysługuje odliczenie VAT w pełnej wysokości - paragony za przejazd autostradami. Dotyczą one zarówno przejazdów drogami krajowymi, jak i zagranicznymi - wówczas kwota na paragonie wyrażona jest w euro. Czy paragony te można ująć w księgach rachunkowych? (pytanie nr 943125)
Do ksiąg rachunkowych danego okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Podstawą zapisów w księgach są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2) określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
3) opis operacji oraz jej wartość,
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu jego dekretacji, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Na dowodzie można nie zamieszczać danych, o których mowa w pkt 1-3 oraz 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów oraz w pkt 6, ze względu na stosowaną technikę dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).
W przypadku gdy kwota na dowodzie księgowym wyrażona jest w walucie obcej, to powinien on zawierać przeliczenie tej wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie. Jeżeli system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk, to jednostka może nie zamieszczać na dowodzie wyniku tego przeliczenia (art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).
Paragony, o których mowa w pytaniu, nie zawierają wszystkich wymaganych danych dla dowodów księgowych określonych w ustawie o rachunkowości. Mimo to można uznać je za dowody księgowe i zaewidencjonować w księgach, pod warunkiem, że zostaną uzupełnione o wymagane dane. W przypadku paragonów za przejazd płatnymi drogami krajowymi i zagranicznymi, jednostka dokonuje odpowiedniego opisu, który powinien zawierać dane nabywcy i wyjaśnienie, w jakim celu dokonano opłaty, np. w celu odbycia podróży służbowej. Ponadto kwotę na paragonie wyrażoną w euro należy na ogólnych zasadach przeliczyć na złotówki.
Ewidencja księgowa opłaty za zagraniczne przejazdy drogowe podczas podróży służbowej pracownika, na podstawie paragonów, uzupełnionych o wymagane dane, może przebiegać zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty),
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".
Natomiast opłata za przejazd krajową autostradą, jeśli otrzymany paragon zawiera dane określone w § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485) i jednostka ma prawo do odliczenia podatku VAT, może zostać ujęta następującymi zapisami:
a) wartość brutto
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony podlegający odliczeniu",
c) kwota netto
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty).
