W styczniu 2015 r. otrzymaliśmy fakturę za energię z rozliczeniem do 20.12.2014 r. Dostawca wystawił 31.01.2015 r. kolejną fakturę, która będzie obejmowała okres od 21.12.2014 r. do 20.01.2015 r. Jednak prawdopodobnie otrzymamy ją dopiero w połowie lutego 2015 r. W jaki sposób powinnam ująć koszty energii dotyczące grudnia 2014 r.? Czy czekać na fakturę i ująć jej wartość proporcjonalnie w kosztach 2014 r. oraz 2015 r., czy całość faktury zaewidencjonować w księgach 2015 r.? (pytanie nr 890496)
Jedną z podstawowych zasad rachunkowości, określoną w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), jest zasada memoriału. Zgodnie z nią jednostka w księgach rachunkowych powinna ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
W sytuacji opisanej w pytaniu, wystawiona 31 stycznia 2015 r. faktura będzie obejmowała zużycie energii za grudzień 2014 r. i styczeń 2015 r. Zatem koszt wynikający z tej faktury należy rozliczyć proporcjonalnie do liczby dni w obu miesiącach. W księgach rachunkowych za 2014 r. część kosztów dotyczącą tego roku można ująć na podstawie dowodu "PK - Polecenie księgowania" poniższym zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie energii),
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
W tej sytuacji konto 30 będzie wykazywało saldo kredytowe (Ma). Oznacza ono dostawy niefakturowane, które prezentowane są w bilansie w pasywach jako zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług w pozycji B.III.1 lit. a) lub B.III.2 lit. d).
Fakturę wystawioną 31 stycznia 2015 r., którą jednostka otrzyma w lutym, należy ująć pod datą jej wystawienia, tj. w księgach rachunkowych stycznia 2015 r., zakładając, że wpłynie ona do dnia zamknięcia ksiąg za ten miesiąc. Trzeba pamiętać, że jeżeli jednostka ma prawo do odliczenia VAT naliczonego na fakturze, może tego dokonać nie wcześniej niż w rozliczeniu za miesiąc (kwartał) otrzymania faktury. Wynika to z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2011 r. nr 177 poz. 1054 ze zm.). W sytuacji opisanej w pytaniu VAT naliczony wynikający z faktury wystawionej 31 stycznia 2015 r., lecz otrzymanej w lutym 2015 r., jednostka będzie mogła rozliczyć najwcześniej w deklaracji za luty 2015 r. Ewidencja księgowa tej faktury może przebiegać zapisami:
a) wartość brutto
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w lutym 2015 r.
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",
c) rozliczenie kosztów dotyczących stycznia 2015 r.
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie energii),
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
Jeżeli jednostka uzna kwotę kosztów dotyczącą grudnia 2014 r. za nieistotną np. z uwagi na to, że faktura będzie zawierała koszty zużycia energii tylko za 11 dni grudnia tj. od 21.12. do 31.12.2014 r., wówczas może skorzystać z uproszczenia przewidzianego w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i ująć koszt wynikający z tej faktury w księgach rachunkowych 2015 r. Jednak zastosowanie tego rozwiązania jest możliwe, o ile nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na przedstawienie w rzetelny i jasny sposób sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego. Taka metoda ujmowania kosztów powinna wynikać z zapisów zawartych w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości.
