W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego należy złożyć to sprawozdanie i inne odpowiednie dokumenty we właściwym rejestrze sądowym. Stanowi o tym art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Oczywiście obowiązek ten dotyczy jednostek, które są rejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, tj. spółek prawa handlowego. Osoby fizyczne prowadzące przedsiębiorstwa na własny rachunek oraz wspólnicy spółek cywilnych, którzy obejmowani są ewidencją działalności gospodarczej, nie przekazują swojego sprawozdania finansowego do organu ewidencyjnego.

Ostateczny termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przypada nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego (art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie finansowe za 2009 r. powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca 2010 r. Zatem ostateczny termin przekazania sprawozdania do KRS przypada 15 lipca 2010 r.

W KRS złożyć należy następujące dokumenty:

• roczne sprawozdanie finansowe, tj. bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową, a w przypadku gdy sprawozdanie finansowe jednostki podlegało obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta także rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale,
   
• opinię biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu (obowiązkowemu lub dobrowolnemu), przy czym w przypadku jednostki sporządzającej uproszczone sprawozdanie finansowe zamiast opinii biegłego rewidenta należy złożyć informację o rodzaju tej opinii wraz ze wskazaniem, czy zawiera ona dodatkowe objaśnienia,
   
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
   
• sprawozdanie z działalności - w przypadku spółek kapitałowych, spółek komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych.

Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie określonym w art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami wymienionymi wcześniej. Mówi o tym art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości, mający zastosowanie po raz pierwszy do sprawozdań finansowych za rok obrotowy rozpoczynający się w 2009 r. Z przepisu tego wynika więc, że jeśli sprawozdanie finansowe za 2009 r. nie zostanie zatwierdzone do dnia 30 czerwca 2010 r., to należy je złożyć w KRS do 15 lipca 2010 r. Następnie najpóźniej 15 dni po zatwierdzeniu należy je złożyć powtórnie wraz z odpowiednimi dokumentami.