Firma planuje zawrzeć umowę o dzieło z osobą fizyczną. Przedmiotem tej umowy będzie przeprowadzenie serii szkoleń na terenie całego kraju w ciągu dwóch miesięcy. Na czas wykonania dzieła zamawiający zamierza przekazać do użytkowania jego wykonawcy samochód firmowy oraz zwracać koszty zakupu paliwa do niego, a także noclegów w hotelu. W jaki sposób wydatki związane z tym samochodem oraz hotelami rozliczyć po stronie zamawiającego i wykonującego dzieło? (pytanie nr 784216)
Osoby uzyskujące przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.), w tym wykonawcy umowy o dzieło, coraz częściej oprócz standardowego wynagrodzenia za wykonanie takiej umowy otrzymują w ramach jej realizacji szereg innych świadczeń. Część z wypłacanych im należności korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, jednak zdecydowaną większość trzeba opodatkować.
Wśród omawianych dodatkowych świadczeń najczęściej spotykanym jest zwrot kosztów podróży związanej z wykonaniem umowy. Kwoty otrzymane z tego tytułu są dla wykonawcy dzieła przychodem, który na warunkach wynikających z ustawy o pdof nie podlega opodatkowaniu.
Zwrot kosztów podróży, w tym przejazdów i noclegów, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy dotyczących należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, jest bowiem z mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) ustawy o pdof zwolniony od podatku. Zwolnienie to ma zastosowanie, gdy otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub pozostałych celach wymienionych w art. 21 ust. 13 ustawy o pdof. Natomiast gdy kwoty zwrotu przekraczają wskazane limity, wówczas nadwyżka podlega opodatkowaniu wraz z pozostałymi należnościami wykonawcy dzieła.
Jeżeli natomiast chodzi o rozliczenie omawianych wydatków w kosztach zamawiającego, to należy pamiętać, że podstawę do ich obciążenia będą stanowiły warunki zawartej umowy o dzieło. W przypadku dokonywania innych niż wypłata wynagrodzenia świadczeń na rzecz wykonawcy dzieła musi bowiem istnieć tytuł do obciążenia tymi kosztami zamawiającego dzieło. W sytuacji gdy wydatki, takie jak np. wskazany w pytaniu uczestnika forum zwrot kosztów przejazdów oraz noclegów, zostały określone w zawartej umowie o dzieło i zamawiający zobowiązał się je pokryć z własnych środków, nie ma przeszkód, aby zaliczone zostały do kosztów uzyskania przychodów. Jednak gdy z zawartej umowy nie wynika obowiązek ponoszenia tego typu wydatków, wówczas zamawiający nie ma możliwości zaliczenia ich w ciężar kosztów podatkowych.