Momentem, od którego pełnomocnik wstępuje do sprawy jako reprezentant strony, jest złożenie do akt sprawy pełnomocnictwa lub jego odpisu. Tak wynika z wyroku WSA w Olsztynie z dnia 15 lipca 2010 r., sygn. akt I SA/Ol 427/10.

Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Tak wynika z art. 136 Ordynacji podatkowej.

Zdaniem sądu, właściwe umocowanie pełnomocnika ma istotne znaczenie nie tylko dla podatnika, którego ten pełnomocnik ma reprezentować, ale również dla organów podatkowych. WSA w swoim wyroku podkreślił, że przed wszczęciem postępowania organ podatkowy nie ma podstaw do ustalania, czy jakiekolwiek pełnomocnictwo zostało przez stronę udzielone oraz do poszukiwania takiego dokumentu w aktach innych postępowań.

Postanowienie o wszczęciu postępowania powinno być skierowane do strony i to strona po otrzymaniu takiego postanowienia decyduje czy we wszczętym postępowaniu będzie reprezentowana przez pełnomocnika, nawet, jeżeli już w trakcie czynności sprawdzających działał w jej imieniu pełnomocnik. Sam fakt istnienia pełnomocnictwa do działania w sprawach określonego rodzaju przed sądami lub organami administracji nie ma żadnego prawnego znaczenia, gdyż dopiero powołanie się na udzielone pełnomocnictwo i jego złożenie w konkretnej sprawie pozwala przyjmować, że strona jest w danej sprawie reprezentowana przez pełnomocnika.

Pełnomocnik, stosownie do art. 137 § 3 Ordynacji podatkowej, obowiązany jest złożyć do akt oryginał lub poświadczony odpis pełnomocnictwa. W ocenie sądu, zgodnie z ugruntowaną na tle wymienionego przepisu linią orzecznictwa, istnienie stosunku pełnomocnictwa oparte jest na umowie pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem. Aby taka umowa wywarła skutki w zakresie postępowania, musi zostać przedłożony do akt danej sprawy dokument pełnomocnictwa (albo oświadczenie mocodawcy przed organem). Stanowi to wyraz woli strony postępowania, aby w tym właśnie postępowaniu reprezentował ją pełnomocnik. Przy czym momentem, od którego pełnomocnik wstępuje do sprawy jako reprezentant strony, jest złożenie do akt sprawy pełnomocnictwa lub jego odpisu.

WSA stwierdził, że konsekwencją odmiennego postępowania organów podatkowych jest obarczenie całego postępowania podatkowego wadą polegającą na istotnym naruszeniu przepisów prawa procesowego.