Zdarza się, że nowy rok kalendarzowy pracownicy zaczynają z nierozliczonym bilansem urlopowym z poprzedniego roku. Zaległości w tym zakresie obejmują niekiedy tylko kilka dni. Zdarzają się jednak sytuacje, w których do wykorzystania pozostaje kilkanaście lub nawet więcej dni urlopowego wypoczynku. Z nowym rokiem zaś pracownikowi przybywa następnych uprawnień urlopowych. Żeby więc nie powstało zamieszanie z wykorzystaniem zarówno zaległych, jak i bieżących urlopów, najlepiej ująć je w planie urlopów. Zakłady pracy, w których nie funkcjonują związki zawodowe, nie muszą go tworzyć. Dotyczy to również sytuacji, w której związki wyraziły zgodę na brak planu urlopów. Posiadanie takiego dokumentu jest jednak z wielu względów wskazane. Lepiej jest bowiem wysyłać pracowników na urlopy zgodnie z ustalonym wcześniej terminarzem, niż czynić to na ostatnią chwilę, dezorganizując proces pracy. Trzeba pamiętać, że urlop zaległy powinien być wykorzystany najpóźniej do końca marca roku następującego po roku, za który przysługuje (z wyłączeniem urlopu udzielanego na żądanie). Przy czym wystarczy, że pracownik rozpocznie zaległy urlop w dniu 31 marca danego roku. Jego wykorzystanie w całości może natomiast przekroczyć tę datę.

Przepisy prawa pracy nie wskazują konkretnej daty czy okresu, w którym pracodawca powinien sporządzić plan urlopów. Jednak celowe jest dokonanie tej czynności na początku nowego roku, aby dostosować organizację i rytm pracy do urlopowych absencji pracowników. Plany mogą być sporządzane na różne okresy, np. na okresy roczne, półroczne lub kwartalne. Pracodawca obejmuje planem pełny wymiar urlopu pracownika pomniejszony o 4 dni urlopu na żądanie. W planie urlopów powinny być uwzględniane zarówno urlopy bieżące, jak i zaległe.