Dostawcy towarów (usługodawcy) mają obowiązek akceptacji każdej z wystawionych przez ich nabywcę (usługobiorcę) faktur w formie podpisu. Nie wyklucza to złożenia podpisu na zbiorczym zestawieniu zaakceptowanych faktur wystawionych przez nabywcę (usługobiorcę) za dany okres rozliczeniowy, w terminie umożliwiającym dokonanie terminowego rozliczenia podatku z tych faktur przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi. Tak wynika z wyroku NSA z dnia 5 lipca 2011 r., sygn. akt I FSK 1053/10 (orzeczenie prawomocne).

Podatnik (spółka) we wniosku o interpretację wskazał, że zamierza zawrzeć z dostawcami usług umowy, na mocy których będzie wystawiał w ich imieniu i na ich rachunek faktury VAT. Spółka zobowiązana będzie do przedstawiania dostawcom oryginałów i kopii faktur do akceptacji w formie podpisu. Celem usprawnienia obiegu faktur spółka zamierza wprowadzić protokoły pisemne, na których dostawcy potwierdzaliby odbiór faktur za okresy miesięczne. Protokoły te zawierałyby numery faktur, datę ich wystawienia oraz wartość wykonanych usług. W opinii spółki wystarczy, że dostawca swoim podpisem na protokole zbiorczym zaakceptuje wystawione przez nabywcę faktury.

Organ podatkowy uznał stanowisko to za nieprawidłowe.

Sprawa, po skardze kasacyjnej organu podatkowego, trafiła do NSA, który ją oddalił. Jak wskazał Sąd, przedmiotem sporu w omawianej sprawie jest wykładnia § 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie m.in. wystawiania faktur (obecnie w tym zakresie obowiązuje rozporządzenie z dnia 28 marca 2011 r.). Jak wynika z tego przepisu, umowa zawarta pomiędzy dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi, upoważniająca do wystawiania faktur w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy, powinna zawierać postanowienia, iż podatnik dokonujący nabycia towarów (usług) będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu. Termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia VAT przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi.

Zdaniem Sądu omawiany przepis rozporządzenia należy interpretować w ten sposób, że nie wymaga on, aby procedura zatwierdzania faktur między dostawcą towarów (usługodawcą) a wystawiającym faktury nabywcą towarów (usługobiorcą) przybierała formę podpisu na oryginale i kopii każdej z tych faktur.